SERANG – Guna melindukan dan meningkatkan mutu layanan kearsiapan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Banten alihmediakan penataan arsip dengan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN).
Penggunaan aplikasi SIKN ini lantaran arsip menjadi bagian penting dalam mendorong transparansi dan akuntabitas pembangunan daerah.
Terlebih arsip memuat rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, secara umum arsip berfungsi sebagai penunjang aktivitas administrasi, sumber informasi, dan pusat ingatan kolektif bangsa.
Kepala DPK Provinsi Banten Usman Asshiddiqi Qohara mengatakan, pihanya adalah bagian dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemprov Banten yang memiliki tugas dalam tata kelola arsip.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, pihaknya terus melakukan optimalisasi pelayanan arsip. Salah satunya melalui digitalisasi arsip, baik statis atau dinamis melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN).
Aplikasi SIKN merupakan aplikasi yang dipergunakan oleh simpul jaringan dalam menghimpun data dan informasi kearsipannya.
Aplikasi ini berupa web service yang mendukung interoperabilitas dan interaksi sistem pada jaringan.
Website JIKN merupakan antarmuka pengguna umum (masyarakat) untuk mencari informasi kearsipan secara nasional yang sebelumnya telah dihimpun oleh simpul jaringan menggunakan aplikasi SIKN.
“SIKN merupakan aplikasi antar-muka yang dapat digunakan oleh smpul jaringan memasukkan informasi kearsipan miliknya untuk selanjutnya dipublikasikan pada website JIKN,” kata Usman kepada awak media, Jumat 8 Desember 2023.
Usman menjelaskan, aplikasi SIKN JIKN diharapkan dapat meningkatkan peran arsip dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik dan akuntabel.
”Sistem kearsipan merupakan bagian tidak terpisahkan dari pengembangan birokrasi modern melalui peningkatan penyelamatan, pengamanan, dan pemanfaatan arsip,” ujarnya.
Selain itu sebagai wujud tertib administrasi yang didukung dengan tata kelola arsip berbasis teknologi informasi digital.
“Pemantapan dan peningkatan pemanfaatan SIKN dan JIKN, termasuk pengelolaan arsip aset dan pengembangan portal kearsipan terkait peraturan perundang-undangan,” katanya.
Sementara itu, Kepala Bidang Arsip DPK Provinsi Banten Tati Maryati mengatakan, bahwa SIKN-JIKN dibangun oleh Lembaga Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c UU No. 43 Tahun 2009.
Yakni, untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.
“Yang lebih penting adanya SIKN-JIKN, memberi kemudahan kepada masyarakat untuk bisa mengakses informasi tentang kearsipan,” ujarnya.
Selain itu, Masyarakat bisa mengetahui keberadaan arisp yang dimiliki lembaga kearsipan.
“SIKN-JIKN juga memberikan informasi dan pelayanan kepada masyarakat tentang arsip-arsip statis yang bernilai guna,” sambungnya.
Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009, arsip terdiri dari dua jenis. Yakni arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung terkait perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis meliputi arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.
Sedangkan arsip statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara. (adv)
