SERANG – Kesadaran akan pentingnya arsip sangat penting bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Banten. Soalnya arsip menjadi bagian penting dari memori kolektif bangsa.
Keberadaannya sangat mendukung perencanaan pembangunan masa depan. “Arsip bagian memori kolektif sebuah bangsa, karena dia merupakan bukti catatan penting peristiwa perjalanan sebuah bangsa,” kata Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Banten Usman Assidiqie Qohara kepada awak media, Selasa 19 September 2023.
Karena itu, DPK Provinsi Banten terus mendorong agar seluruh pegawai di lingkungan Pemprov Banten terus tertib dalam mencatat dan menjaga arsipnya.
Salah satunya melalui pengawasan kearsipan pada OPD di lingkungan Pemprov Banten pada Juli hingga akhir Agustus 2023.
Hal itu sebagai mewujudkan kelembagaan pemerintahan daerah yang transparan, akuntabel, serta meningkatkan pengelolaan arsip pemerintah daerah yang tertib, rapi, dan handal.
“Guna menunjang tertib arsip daerah seluruh OPD Pemprov Banten, kami terus melakukan pengelolaan arsip, baik arsip dinamis dan statis,” Usman.
ARSIP STATIS DAN DINAMIS
Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009, arsip terdiri dari dua jenis. Yakni arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung terkait perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis meliputi arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.
Sedangkan arsip statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.
Pengelolaan arsip statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik antara lain: akuisisi arsip, pengolahan arsip, preservasi arsip, dan layanan akses-pemanfaatan arsip.
DIGITALISASI ARSIP MELALUI SIKN-JIKN
Sebagai bagian dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemprov Banten, DPK Provinsi Banten yang memiliki tugas dalam tata kelola arsip, terus melakukan optimalisasi pelayanan arsip.
Salah satunya melalui digitalisasi arsip, baik statis atau dinamis melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang merupakan aplikasi antar-muka yang dapat digunakan oleh smpul jaringan memasukkan informasi kearsipan miliknya untuk selanjutnya dipublikasikan pada website Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
Sekretaris DPK Provinsi Banten Ahmad Ridwan menjelaskan, SIKN JIKN diharapkan dapat meningkatkan peran arsip dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik dan akuntabel (Good and Clean Government).
”Sistem kearsipan merupakan bagian tidak terpisahkan dari pengembangan birokrasi modern melalui peningkatan penyelamatan, pengamanan, dan pemanfaatan arsip,” ujarnya.
Selin itu sebagai wujud tertib administrasi yang didukung dengan tata kelola arsip berbasis teknologi informasi digital.
“Pemantapan dan peningkatan pemanfaatan SIKN dan JIKN, termasuk pengelolaan arsip aset dan pengembangan portal kearsipan terkait peraturan perundang-undangan,” katanya.
SIKN-JIKN dibangun oleh Lembaga Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c UU No. 43 Tahun 2009 untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Yang lebih penting, lanjut Ridwan, adanya SIKN-JIKN, memberi kemudahan kepada masyarakat untuk bisa mengakses informasi tentang kearsipan.
“Masyarakat bisa mengetahui keberadaan arisp yang dimiliki lembaga kearsipan. SIKN-JIKN juga memberikan informasi dan pelayanan kepada masyarakat tentang arsip-arsip statis yang bernilai guna,” katanya. (ADV)
